Командировка за границу: валюта, документы, налоги и бухучет

23.11.2022 15:17

В статье рассказываем, в каком размере платить сотруднику суточные, как оформить покупку валюты, учесть ее при расчете налогов и оформить в бухучете, а также в каких случаях на командировочные расходы начисляются страховые взносы.

Какие расходы возместить

Порядок направления сотрудников в заграничную командировку работодатель определяет сам и прописывает в локальном акте организации — например, в положении о командировках.

Сотруднику нужно возместить (п. 23 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749):

  • суточные;
  • расходы на проезд;
  • расходы на проживание;
  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других проездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.

Расходы сотрудника в иностранной валюте в связи с командировкой за границу, в том числе аванс и погашение неизрасходованного аванса, оплачивают и возмещают согласно Федеральному закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

В каком размере выплатить суточные

Нормы суточных и возмещения расходов при загранкомандировках работодатель также определяет сам и прописывает в локальном акте — например, в положении о командировках.

Сотрудник выезжает из РФ. Размер суточных в иностранной валюте определяют за дни нахождения на территории иностранного государства, в том числе за день выезда из РФ. За день, когда сотрудник возвращается в РФ, суточные нужно выплатить в рублях.

Сотрудник едет сначала по России, затем — за рубеж. Если перед тем как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивают по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяют норму для командировок по России.

Сотрудник едет в несколько стран. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России (ст. 9 Федерального закона от 01.04.1993 № 4730-1).

Сотрудник едет в однодневную командировку. При однодневных командировках за границу суточные выплачивают в размере 50% от нормы для зарубежных командировок (п. 17, 18, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Пример начисления суточных по нормам для внутренних и заграничных командировок

Организация из Белгорода направляет Иванова в служебную командировку в Мадрид (Испания). Вылет из Москвы — 8 апреля в 14:25. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 01:35.

Обратный самолет, на котором Иванов возвращается из Мадрида, прибывает в Москву 13 апреля в 22:12.

Дни командировки

Как оплачивать

Отправление в командировку

7 апреля — первый день командировки, выезд на поезде из Белгорода в Москву

Суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России

8 апреля — вылет из Москвы в Мадрид, пересечение границы России

Суточные в иностранной валюте по нормам, установленным для командировок в Испанию

Возвращение из командировки

13 апреля — вылет из Мадрида в Москву, пересечение границы России

Суточные по нормам, установленным для командировок по России

14 апреля — выезд из Москвы в Белгород

Суточные по нормам, установленным для внутренних командировок по России

15 апреля — приезд в Белгород

Суточные по нормам, установленным для внутренних командировок по России

Даты выезда из России и возвращения обратно определяют по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Если сотрудник едет в командировку в страны, при пересечении границы с которыми отметки не ставят, — например, Беларусь, Армения, — даты определяют по проездным документам (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Какие отчетные документы подготовить

После того как сотрудник вернется из командировки, в течение трех рабочих дней он должен представить авансовый отчет о произведенных расходах. К такому отчету сотрудник прикладывает документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Документы, которые составлены на иностранном языке, нужно перевести на русский язык. Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалистам самой организации (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Как оформить авансовый отчет при авансе в валюте

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему выдали в валюте, документы оформляют так.

Шаг 1. В авансовом отчете по форме № АО-1 дополнительно заполняют строки и графы «в валюте» — на лицевой стороне заполняют строку 1а. Сумму в ней указывают и в рублях, и в валюте. То есть валютные суммы пересчитывают в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. 5 ПБУ 3/2006).

Шаг 2. Чеки, квитанции, билеты и все другие документы о затратах сотрудника за рубежом построчно переводят на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения (п. 9 Положения, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, ст. 313 НК РФ). Несущественный текст можно не переводить. Например, в билете — условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другую подобную информацию (письмо Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6).

Как учесть расходы на покупку валюты

Организация может купить валюту для загранкомандировки через свой расчетный счет. В этом случае нужно не забыть учесть курсовые разницы. Другой вариант — выдать сотруднику рубли под отчет и поручить купить валюту самостоятельно.

Как купить валюту через расчетный счет

Купленную валюту бухгалтер приходует по официальному курсу, действующему на дату поступления денег. Если официального курса нет, применяют кросс-курс соответствующей валюты (п. 4–6 ПБУ 3/2006).

Если на валютном счете организации валюты не хватает, ее можно приобрести дополнительно. Для этого банку нужно дать поручение на покупку валюты. Курс валюты, по которому ее покупает банк, обычно отличается от официального. Если валюта куплена дороже курса ЦБ РФ, возникнут прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99), если дешевле — прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99).

При переводе рублей на приобретение валюты бухгалтер делает проводку:

Дт

Кт

Операция

57 (76)

51

перечислены деньги на покупку валюты

Поступление купленной валюты на текущий валютный счет бухгалтер отражает так:

Дт

Кт

Операция

52

57 (76)

зачислена валюта на валютный счет (на основании выписки банка)

Если дата поступления валюты в кассу не совпадет с датой выдачи денег под отчет, при выдаче валютного аванса на командировку возникнут курсовые разницы. В этом случае необходимо определить разницу между суммами аванса, пересчитанными по официальному курсу валюты на каждую из этих дат.

Пример отражения в бухучете операции по покупке валюты для оплаты командировочных расходов

5 февраля ООО «Альфа» направляет Иванова в загранкомандировку. 1 февраля «Альфа» перечислила с расчетного счета 54 000 ₽ и дала поручение банку приобрести 900 $. В этот день банк купил валюту по курсу 60 ₽ за доллар и зачислил ее на валютный счет организации. Тогда же валюта была оприходована в кассу.

Официальный курс доллара США на 1 февраля составил 59,54 ₽. В этот день бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дт

Кт

Сумма

Операция

57

51

54 000 ₽

перечислены деньги на покупку валюты

52

57

53 586 ₽ из расчета: 900 $ × 59,54 ₽

зачислена валюта на валютный счет организации

91-2

57

414 ₽ из расчета: 900 $ × (60 ₽ – 59,54 ₽)

отражена разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ

50 субсчет «Касса в долларах США»

52

53 586 ₽

оприходована наличная валюта в кассу

Выдачу наличной валюты сотруднику под отчет оформляют расходным кассовым ордером по форме № КО-2. Бухгалтер делает проводку:

Дт

Кт

Операция

71

50 субсчет «Касса в долларах США»

выданы доллары США сотруднику под отчет

Как купить валюту через физлицо

Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, ему под отчет выдают рубли, чтобы он самостоятельно купил валюту. По возвращении из загранкомандировки он продаст неиспользованную валюту и сдаст рубли в кассу. Так в учете не будет курсовой разницы.

Из-за колебаний курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы. Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Перерасход, который понес сотрудник, придется компенсировать. В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным сотрудником проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязательно выдает сотруднику. Как правило, это справка банка (п. 4.9 и 4.10 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2010 № 136-И).

Как учесть расходы на покупку валюты при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль сумма командировочных расходов учитывается следующим образом. Необходимо учесть расходы на покупку валюты для загранкомандировки в прочих расходах (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809).

Если сотрудник может подтвердить покупку валюты документом из банка. Расходы учитывают в затратах на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Если у сотрудника нет документа из банка, подтверждающего покупку валюты. Сумма в иностранной валюте пересчитывается по официальному курсу, который установлен ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (п. 10 ст. 272 НК РФ). В обоих случаях расходы при методе начисления признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина РФ от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318).

Если организация применяет кассовый метод и нет справки о движении средств по счету, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используется официальный курс ЦБ РФ на дату выдачи денег. Расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Как отразить расходы в бухучете 

Для операций с валютой к счету 50, субсчету 50-1 открывают субсчета второго порядка. Например, «Касса организации в рублях» и «Касса организации в евро» и т. д.

Необходимо отразить сумму аванса, которую выдали сотруднику в валюте:

Дт

Кт

Операция

71

50-1 «Касса организации в евро (долларах и т. д.)»

выдан аванс сотруднику, направленному в командировку

Сумма, которую сотрудник должен вернуть в валюте на момент составления авансового отчета, авансом уже не будет. Ее нужно пересчитать в рубли на дату утверждения авансового отчета (п. 7 ПБУ 3/2006). Курсовую разницу в связи с пересчетом на дату утверждения авансового отчета и возврата неизрасходованных средств необходимо включить в прочие доходы или расходы (п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Возврат сотрудником остатка денежных средств в кассу отражают так:

Дт

Кт

Операция

50-1 «Касса организации в евро (долларах и т. д.)»

71

возвращен остаток денежных средств сотрудником, направленным в командировку

71

91-1

отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам с сотрудником

Пример бухучета заграничной командировки

Иванова направили в Мюнхен для согласования рабочего проекта на пять дней. На оплату командировочных расходов ему выдали 70 000 ₽ и 640 €. Суточные в организации оплачивают из расчета 35 € в день за границей и 700 ₽ в день — на территории РФ.

Вернувшись через пять дней, Иванов представил документы по расходам на сумму 55 800 ₽ и 430 €. Эти суммы включают в себя:

  • авиаперелет — 48 000 ₽;
  • аэроэкспресс — 1100 ₽;
  • визы — 6700 ₽;
  • гостиницу — 430 €.

Курс евро на дату выдачи евро под отчет составил 70,8 ₽, на дату утверждения авансового отчета — 70,2 ₽.

На дату выдачи сотруднику денежных средств под отчет бухгалтер сделал следующие записи:

Дт

Кт

Сумма

Операция

71

50

70 000 ₽

выдан аванс в рублях Иванову

71

50-1 «Касса организации в евро»

45 312 ₽

выдан аванс в евро Иванову

Расходы по командировке составили:

48 000 + 1100 + 6700 + (430 × 70,8) + (35 × 4 × 70,8) + 700 = 96 856 

На дату утверждения авансового отчета были сделаны следующие записи:

Дт

Кт

Сумма

Операция

44

71

96 856 ₽

списаны расходы на командировку

Рассчитана курсовая разница:

(640 – 430 – 140) × (70,8 – 70,2) = 4,2 

Дт

Кт

Сумма

Операция

71

91-1

4,2 ₽

отражена положительная курсовая разница по командировочным расчетам с сотрудником

50

71

13 500 ₽

возвращен остаток денежных средств в рублях Ивановым

50-1 «Касса организации в евро»

71

70 €

возвращен остаток денежных средств в евро Ивановым

Когда удерживать НДФЛ со сверхнормативных суточных в рублях

Пример

Сотрудник ООО «Альфа» из Санкт-Петербурга Денисенко был в командировке в Стамбуле 4 дня — со 2 по 5 марта.

Размер суточных по командировкам внутри России в организации — 1200 ₽, а по Стамбулу — 50 €. Суточные выплачивают в рублях по курсу ЦБ РФ на день их выдачи плюс 1%. Суточные Денисенко выдали 1 марта. За один день заграничной командировки они составят:

50  × 83,1023  × 101% = 4196,67 

А всего Денисенко выдали:

4196,67  × 3 дн. + 1200  = 13 790,01 

После возвращения сотрудник представил авансовый отчет 9 марта. Так как прав на вычеты по НДФЛ у Денисенко нет, сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных будет равна:

((1200  – 700 ) × 1 дн. + (4196,67  – 2500 ) × 3 дн.) × 13% = 727 

Эту сумму бухгалтер исчислил 31 марта, а удержал с сотрудника 5 апреля — в день выплаты зарплаты за март.

В учете бухгалтер сделал проводки:

Дт

Кт

Сумма

Операция

71

50

4196,67 ₽

выданы Денисенко суточные

20

71

4196,67 ₽

отражены суточные

70

68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

727 ₽

удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных

Командировочные расходы и страховые взносы

Суточные. Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Например, при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 ₽ за день командировки.

При однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы, так как выплаты при однодневных командировках не считаются суточными и от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина РФ от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Расходы на проживание. Если расходы документально подтверждены, то страховыми взносами их не облагают. Также не облагают компенсацию расходов на дополнительные услуги гостиницы, если такие услуги связаны с обеспечением нормальных условий проживания (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

 Если расходы документально не подтверждены. На компенсацию таких затрат начисляют:

  • страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование — на всю сумму возмещенных затрат (ст. 420 и п. 2 ст. 422 НК РФ);
  • страховые взносы от несчастных случаев и профзаболеваний — в сумме, превышающей нормы, которые работодатель установил в локальных нормативных актах, — например, в приказе, положении о командировках и т. д. (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, ст. 168 ТК РФ).

Расходы на такси. Не облагается НДФЛ и страховыми взносами компенсация расходов на такси при поездках в место командировки и обратно, а также во время командировки по служебным делам. Использование такси в производственных целях нужно подтвердить. В остальных случаях — например, при поездках в личных целях или от гостиницы до места работы при наличии общественного транспорта — с компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если работодатель возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). В этом случае оплата поездки на такси будет доходом сотрудника.