Бухгалтерские справки

Бухгалтерская справка о вычете НДС

Минфин разрешил вместо счетов-фактур регистрировать в книге продаж бухгалтерские справки.

Письмо Минфина от 25.09.2019 № 03-07-09/73784

Но такая замена допускается не всегда.

Восстановление НДС

Компания обязана восстановить входной НДС по имуществу, которое стала использовать в необлагаемой деятельности. Для этого в книге продаж она регистрирует счет-фактуру, по которому ранее заявила вычет.

 Часто к моменту, когда вы восстанавливаете НДС, сроки хранения счетов-фактур уже истекли. В итоге документы уничтожили. Ведь счета-фактуры нужно хранить в течение четырех лет после окончания квартала, в котором их использовали для составления декларации по НДС.

Вместо счета-фактуры, срок хранения которого истек, в книге продаж вы вправе зарегистрировать бухгалтерскую справку. Укажите в ней сумму восстановленного НДС.

Бланк справки утвердите приказом гендиректора как приложение к учетной политике.

Чтобы рассчитать налог к восстановлению, используйте ту ставку НДС, которая действовала на дату отгрузки. К примеру, если восстанавливаете налог по активу, который купили в 2018 году, ориентируйтесь на ставку 18 процентов.

Бухгалтерскую справку отразите в книге продаж за тот квартал, когда стали использовать имущество в необлагаемой деятельности. Никаких сторнировочных записей в книге покупок делать не нужно.

Как долго хранить справки

Счета-фактуры и другие бумаги по НДС нужно сохранять не менее четырех лет, а бухгалтерские документы — на год дольше. Справку бухгалтера о восстановлении НДС вы используете одновременно и для расчета налогов, и для целей бухучета. Значит, ее безопаснее держать в архиве как минимум пять лет. Этот срок считайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и отразили ее в учете.

Подтверждение операции

В ряде случаев бухгалтерская справка выполняет функцию первички. Например, когда операцию невозможно оформить никаким другим документом, поскольку унифицированного бланка для нее просто нет. Речь идет о таких ситуациях, как списание просроченной дебиторки или кредиторки, перевод товаров в материалы, списание потерь от естественной убыли и др.

Кодекс разрешает подтверждать данные налогового учета справкой бухгалтера (абз. 9 ст. 313 НК). Из писем чиновников также следует, что справка может считаться первичным документом. Главное, чтобы в ней были все обязательные для первички реквизиты. Они перечислены в части 2 статьи 9 Закона о бухучете.

Проверьте свою бухгалтерскую справку. Если в ней нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, налоговики забракуют такой документ. В итоге есть риск, что они исключат операцию из учета как неподтвержденную.

Бухгалтерская справка о списании просроченных долгов

Бухгалтерская справка не заменит собой стандартных первичных документов: актов, накладных и т. п. Ведь в их оформлении и визировании должны участвовать как минимум две стороны — сама компания и ее контрагент. Даже если партнер задерживает бумаги, вам не удастся подтвердить получение товаров или оказание услуг бухгалтерской справкой. Придется дождаться, когда он представит обычный пакет документов, и только тогда приходовать активы или признавать расходы.

Допустим, у компании остались несписанные убытки прошлых лет. Налоговики не разрешат их учесть, если у вас не сохранилась первичка, которая подтверждает сумму убытка. Заменить ее бухгалтерской справкой не получится. Ведь кодекс требует, чтобы документы за «убыточные» годы компания держала в архиве в течение всего времени, пока переносит старые убытки (п. 4 ст. 283 НК).

Обоснование расчета

Зачастую перед тем, как отразить операцию в учете, нужно сделать дополнительные расчеты. Чтобы потом не пришлось ломать голову, откуда взялись цифры, зафиксируйте их в бухгалтерской справке. Она пригодится, в частности, для расчета процентов по займу, лимитов по нормируемым расходам, дивидендов, пособий, компенсаций, суточных и НДФЛ со сверхлимитных выплат, пеней и др.

С помощью этого документа вам будет проще объяснить суммы налоговикам, сотрудникам ФСС или трудинспекторам.

Что проверить в справке бухгалтера

В любом первичном документе должны быть семь обязательных реквизитов. Их перечень приведен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете. Проверьте, чтобы в вашей справке были эти реквизиты:

— название — бухгалтерская справка;

— дата составления;

— наименование вашей компании;

— описание операции или расчета, который вы оформили этой справкой;

— натуральный или денежный измеритель;

— должность составителя — главный бухгалтер, замглавбуха, бухгалтер по ТМЦ и т. п.;

— подпись составителя с указанием его фамилии и инициалов.

Бухгалтерская справка об исправлении ошибки

В справке укажите, в какой операции вы нашли ошибку. Зафиксируйте дату, когда ее выявили. По возможности поясните, из-за чего возникла неточность. Например, из-за арифметической ошибки, неправильной трактовки налогового законодательства или неверной классификации актива (п. 2 ПБУ 22/2010).

Проанализируйте, на что повлияла ошибка. Если на бухучет, то в справке отразите исправительные проводки. Можете продублировать неверные записи и показать правильные. Когда ошибка затронула еще и налоги, опишите, какие нужны корректировки.

К примеру, составить корректировочный счет-фактуру, заполнить дополнительный лист к книге покупок или книге продаж, сдать уточненку. При необходимости прямо в справке сделайте дополнительные расчеты.

Как долго хранить бухгалтерские справки

Бухгалтерские справки об исправлении ошибок храните не менее пяти лет.

Отсчет этого срока начинайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и внесли корректировки в учет (п. 362 Перечня).