Переход на электронные транспортные накладные: инструкция для экспедиторов

Электронные транспортные накладные (ЭТрН) — важная новинка, которая вступает в силу с 1 сентября 2026 года. Новый формат значительно повлияет на ведение документации и управление процессами в компаниях, работающих в сфере грузоперевозок. Рассмотрим подробнее, что изменится и как подготовится к новому порядку.

Когда ЭТрН станут обязательными?

С указанной даты формирование и передача транспортных накладных в бумажном виде прекращаются. Все транспортные и экспедиторские документы, включая сами ЭТрН, заявки и договоры на перевозку, переходят в цифровой формат. Данный переход предусмотрен Федеральным законом № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года, который вводит новые нормы для всех участников цепи поставки: владельцев груза, перевозчиков, экспедиторов и конечных получателей.

По мере приближения даты перехода Министерство транспорта утвердит точные правила и дополнительные требования к ведению цифрового документооборота.

Какие обязательства появляются у экспедитора?

С появлением ЭТрН экспедитор превращается в полноценного участника электронного документооборота. Он должен чётко понимать свою роль в процессе оформления документов и обеспечивать соблюдение установленных требований при передаче данных в Государственную информационную систему электронного документооборота (ГИС ЭПД) через выбранного оператора.

Законодательство уточняет полномочия экспедитора в зависимости от того, берёт ли он груз во временное распоряжение или действует лишь как посредник. От этого зависят его функции и степень ответственности:

• Если экспедитор получает груз во владение и выписывает экспедиторскую расписку, он должен удостовериться, что груз не нарушает законодательные ограничения (например, отсутствие опасных веществ). По действующему постановлению правительства (№ 1828 от 18 ноября 2025 г.) утверждены четкие критерии проверки груза.
• Если груз находится на складе временного хранения, оформляется соответствующая складская расписка. При этом экспедитор вправе заключать договоры перевозки или хранения груза только от собственного имени.
• Если экспедитор не берет груз во владение, он не имеет права указывать себя в ЭТрН как грузоотправителя и не может сам выступать стороной договора перевозки. Однако он остаётся ответственным за сбор и предоставление актуальной информации клиенту о ходе перевозки.

Кто выступает грузоотправителем?

Правильное определение грузоотправителя критически важно при составлении ЭТрН. Оно определяется исходя из конкретного сценария операции:

У кого груз во владении		Является грузоотправителем и оформляет ЭТрН
Заказчик или лицо, действующее по его поручению	→	Заказчик
Экспедитор	→	Экспедитор

Правила составления ЭТрН при различных ситуациях погрузки

При формировании ЭТрН особое внимание уделяется лицу, производящему загрузку груза (ЛИЦО, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕЕ ПОГРУЗКУ — ЛОП):

Экспедитор участвует в погрузке: В данном случае экспедитор выступает грузоотправителем и организатором перевозки. Именно он оформляет первую версию ЭТрН, заполняя необходимые поля и передавая её заказчику. Последний указан в ЭТрН, но непосредственно не участвует в создании документа.

Экспедитор не участвует в погрузке: Здесь важным звеном становится тот, кто фактически производит загрузку товара. Если экспедитор привлек стороннее лицо для погрузки, оно фиксируется в разделе ЛОП. Сам экспедитор не указывается в качестве грузоотправителя, поскольку груз остается в распоряжении владельца или заказчика.

Подготовка компании к переходу на ЭТрН

Подготовка к работе с ЭТрН требует внимания к деталям и своевременного обновления внутренних процедур:

1. Проверьте внутренние регламенты и схемы взаимодействия с партнёрами. Установите чёткую иерархию ролей и обязанностей в рамках новых норм.
2. Зарегистрируйтесь у оператора информационной системы ЭПД, например, у сервиса Логистика от Контур.Диадока. Компания предлагает удобные инструменты для работы с ЭТрН и интеграции с различными системами учета.
3. Закажите выпуск квалифицированных сертификатов электронной подписи (КЭП). Используйте специальные программы и модули для удобного обмена электронными документами.
4. Настройте взаимосвязь с контрагентами. Все участники процесса должны находиться в одной системе документооборота или уметь обмениваться документами через совместимый протокол связи.
5. Обучите сотрудников новым процедурам работы с документами. Разработайте внутреннюю инструкцию и создайте шаблоны и макеты документов, чтобы ускорить адаптацию команды.

Преимущества использования сервиса Логистика от Контур.Диадока

Сервис упрощает внедрение ЭТрН благодаря удобным инструментам:

• Удобный интерфейс для быстрой работы с электронными документами.
• Возможность синхронизации с внутренними системами учёта (TMS, ERP, WMS).
• Поддержка полного цикла оформления ЭТрН: создание, редактирование, проверка и подписание документов.
• Гибкость настройки ролей и сценариев работы с разными видами перевозок.

Эти возможности позволяют своевременно переключиться на новый формат работы и снизить возможные риски нарушений.

Заключение

Переход на электронные транспортные накладные неизбежен и потребует тщательной подготовки. Следуя приведённым инструкциям и используя специализированные сервисы, ваша компания сможет уверенно приступить к работе в цифровом формате уже с осени 2026 года.