Обязан ли работодатель высылать кадровые документы сотруднику на электронную почту - решение суда

Если в организации не введен электронный кадровый документооборот, то все документы, связанные с работой, предоставляются на бумаге, а не в электронной форме. Такое решение было подтверждено Седьмым кассационным судом общей юрисдикции в определении от 04.07.23 № 88-11370/2023.

В данном случае работник, находясь на больничном, запросил у работодателя кадровые документы по электронной почте. Работодатель прислал один документ по электронной почте, а остальные документы предложил забрать лично, так как они были составлены на бумаге.

Работник обратился в суд с требованием признать действия работодателя незаконными.

Суд отклонил требование работника, указав на то, что выдача кадровых документов в электронном виде возможна только при наличии в организации электронного кадрового документооборота и только через определенные законом информационные системы, такие как цифровая платформа "Работа в России", портал Госуслуг или информационная система работодателя. Переход на электронный кадровый документооборот осуществляется только с письменного согласия работника.

В данном случае в организации не был введен электронный кадровый документооборот, поэтому работодатель обязан был предоставить работнику копии документов на бумажном носителе в течение трех дней с момента получения письменного запроса. Работодатель не должен был отправлять кадровые документы, содержащие персональные данные работника, по электронной почте.

Справка

Кадровый электронный документооборот - это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронной форме. При введении электронного кадрового документооборота дублирование документов на бумаге не требуется.