Новые правила работы с электронной подписью в 2022 году. Изменения в 63‑ФЗ
С 1 июля 2021 года постепенно меняются сценарии работы с сертификатами электронных подписей (ЭП). Сергей Казаков, руководитель УЦ Контура, подробно разъяснил, какие сертификаты пока можно применять, где получить новый и что для это надо сделать.
В 2021-2022 годах в силу вступают поправки к Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и появляются подзаконные акты. Они вводят новые правила получения и работы с электронной подписью в организациях, у индивидуальных предпринимателей и нотариусов.
В статье разберем все изменения, которые известны на 27 декабря 2021 года.
Даты основных изменений:
- С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП
- После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ.
- Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до 31 декабря 2022 года, если не закончится раньше. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
- С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам
- До 1 января 2023 года сотрудники могут получать электронные подписи по прежним правилам в аккредитованных УЦ. Такие подписи будут работать весь свой срок, но не дольше, чем до 31 декабря 2022 года. Использовать их можно по-старинке — без электронной доверенности.
- С 1 марта 2022 года сотрудники могут по своему желанию или по желанию своей информационной системы переходить на новые правила: использовать для подписания документов электронную подпись физического лица и электронную доверенность. Такую электронную подпись также можно получить в аккредитованных УЦ.
- С 1 января 2023 года сотрудникам обязательно нужно перейти на работу по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица и прикладывать к ней электронную доверенность.
Где получать новую электронную подпись в 2021 и 2022 годах
Получение ЭП в 2021 году
До конца 2021 года и индивидуальным предпринимателям, и первым лицам организаций (указаны в ЕГРЮЛ) можно по-прежнему получать электронные подписи в УЦ. Главное, чтобы этот УЦ был аккредитован по требованиям 63-ФЗ. Найдите удобный УЦ в перечне Минцифры РФ или уточните в УЦ, в котором вы раньше уже получали сертификат.
Сотрудникам и уполномоченным лицам организаций можно обращаться в УЦ за прежними подписями до конца 2022 года.
Также в 2021 году для руководителей организаций, ИП и нотариусов появилась альтернатива — они могут также обратиться за новой электронной подписью в ФНС. До 1 января 2022 года делать это можно по желанию.
Получение ЭП в 2022 году
В 2022 году сценарий получения изменится. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.
Руководители компаний, ИП и частные нотариусы будут получать подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.
Если в 2022 году на руках останется действующая подпись Контура или другого УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться до конца 2022 года. Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме в течение 2022 года, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.
Как получить ЭП руководителю
В налоговой
- Подать заявление на выдачу сертификата.
- в налоговой инспекции — приехать, заполнить бумажную форму у сотрудника.
- через сайт налоговой — через Личный кабинет юрлица, Личный кабинет ИП или order.nalog.ru
- Найти носитель, на который ФНС запишет электронную подпись.
Нужен токен (выглядит, как флешка), сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. В частности, подойдут токены под названиями Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ. Можно использовать носитель, который у вас уже есть, либо приобрести новый: в удостоверяющем центре или в магазине производителя.
В налоговой могут также попросить документы, которые подтверждают, что токен сертифицирован — сертификат соответствия. Этот документ запросите в точке, где получали токен, или скачайте с сайта производителя токена. - Руководителю нужно посетить инспекцию. Это требование введено специально, чтобы убедиться в личности получателя (п.25 Приказа ФНС). Налоговая отмечает, что можно обратиться в любое отделение, а не только в то, где организация поставлена на учет. На практике некоторые отделения пока не принимают «не свои» организации, поэтому перед визитом лучше уточнить такую возможность в инспекции.
С собой руководителю потребуется взять паспорт, СНИЛС, флешку-токен и сертификат соответствия на токен. - Приобрести КриптоПро CSP, установить ЭП на компьютер
Для работы с подписью, нужно установить средство криптозащиты на компьютер — программу КриптоПро CSP. Чтобы запустить программу, на нее нужно купить лицензию. После этого настройте компьютер и браузер так же, как делали это с прошлой ЭП, установить подпись.
Электронную подпись ФНС выдает бесплатно. Но это относится только к файлам ЭП, которые запишут на токен. Отдельно нужно купить токен и лицензию на КриптоПро CSP.
Кроме того, подпись налоговой выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования — поэтому всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы компании, понадобится купить свои подписи. Также в подпись не включают никаких расширений, которые дают доступ к специализированным площадкам и порталам. Пока порталы не отказались от расширений полностью, использовать ЭП ФНС на них не получится.
У доверенных лиц ФНС
Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.
Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.
Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.
Как получить ЭП сотруднику
Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица — все, кто подписывает документы компании — могут работать с прежними подписями и получать их по старым правилам в УЦ до 31 декабря 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года (да, 30 декабря 2022 года такую подпись получать не имеет смысла).
С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа. Это будет ЭП физического лица, в ней данные организации не указывают. Перейти на такую подпись можно по своему желанию, либо по предложению портала или системы, в которой вы работаете.
Такие подписи будут выдаваться в УЦ, прошедших переаккредитацию. Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС. Отличие от подписи руководителя — подпись будет без запрета на копирование или включение расширений.
В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).
По желанию электронную доверенность можно применять с 1 марта 2022 года, тогда же, когда можно переходить на подпись физлица. Но могут быть системы, которые введут обязательную электронную доверенность раньше. Например, ФНС уже в конце 2021 года предлагает своим пользователям использовать электронную доверенность, а значит нельзя исключать, что сделает ее обязательной раньше 1 января 2023 года.
Электронная доверенность — новый инструмент для документооборота, который продолжают разрабатывать для широкого применения. Как она будет работать, можно понять на примере сдаче отчетности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на сотрудника в налоговой, а когда ее примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица компании.
Подробнее про использование электронных доверенностей сотрудниками.
Вопросы о работе с ЭП в 2022 году
Какие подписи будут работать в 2022 году?
- Если электронную подпись выдал УЦ, который не прошел переаккредитацию по новым требованиям закона, то в 2022 году она не будет действительна.
- Если электронную подпись выдал УЦ, прошедший переаккредитацию, то ЭП будет работать до конца 2022 года.
Как электронные подписи ФНС будут работать на порталах с расширениями
У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, ГИИС ДМДК, Росреестра. При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются.
Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет. Следите за объяснениями налоговой и площадок.
Как работать с ЕГАИС Алкоголь
Сейчас торговым точкам нужна ЭП, чтобы продавать спиртное. Обычно используются несколько подписей, выданные на руководителя компании. ЭП налоговой так использовать не получится, потому что в ФНС выдают не более одной подписи на руководителя.
Налоговая разъяснила, что ЕГАИС начнет принимать электронные подписи по новым требованиям закона. Предполагаются два возможных сценария:
- Электронная подпись руководителя юрлица или ИП, полученная в ФНС
- Подпись сотрудника-физлица, к которой прикладывается электронная доверенность (когда ЕГАИС начнет работать с электронной доверенностью). Росалкогольрегулирование пока разрабатывает формат необходимой электронной доверенности.
- С учетом поправок, принятых в декабре 2021 года, можно считать, что до 31 декабря 2022 года в ЕГАИС можно работать с подписью сотрудника, полученной по старым правилам (подпись в которой указаны и данные организации, и данные сотрудника).
- сохраните, чтобы не забыть