Корпоративная карта. Топ-4 вопросов о корпоративной карте

Сотрудник случайно расплатился в кафе корпоративной картой, деньги списались с расчетного счета организации. Но у него в этот день был не рабочий день, а отгул. Как правильно провести расход в бухучете? 

Если сотрудник в свой выходной день (отгул) расплатился корпоративной картой, этот день можно провести по документам как рабочий. А как отгул оформить другой день по желанию сотрудника (ст. 153 ТК РФ).

Какие понадобятся документы:

• приказ о необходимости выхода на работу в день отгула;
• заявление от работника на предоставление другого дня отдыха взамен отработанного отгула; 
• приказ о предоставлении другого дня отдыха. 

Случайно истраченные с корпоративной карты деньги работник должен вернуть организации. Иначе потраченную сумму придется включить в доход работнику и начислить НДФЛ (п. 2 ст. 211 НК РФ).

Какими проводками оформить оплату по корпоративной карте?

При использовании корпоративных платежных карт необходимо учитывать специфику безналичных расчетов и задержку в отражении операций по совершению торговой операции и списанию денежных средств с расчетного счета. Для этих целей используется счет 57 «Переводы в пути».

Например:

Дебет 71 «Работник» Кредит 57 «Переводы в пути» — на основании терминального чека отражено поступление денежных средств в подотчет сотруднику;

Дебет 60, 76 Кредит 71 «Работник» — на основании кассового чека отражено погашение задолженности перед поставщиком (иным кредитором);

Дебет 08, 10, 20, 26, 44, 19 Кредит 60, 76 — на основании первичных учетных документов (договор, товарная накладная, счет-фактура) отражены операции по учету товаров, работ, услуг;

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 51 «Расчетный счет» — на основании выписки банка с расчетного счета списана сумма, использованная посредством корпоративной карты.

Деньги по безналу перечислены под отчет на личную карту директора. Затем на него же была оформлена корпоративная карта. Как вернуть подотчетные деньги на расчетный счет? Можно ли это сделать с корпоративной карты?

Российское законодательство не регламентирует порядок возврата денег, полученных под отчет: можно вернуть подотчетные суммы в кассу, а можно сделать безналичный перевод.

Не надо для этого использовать корпоративную карту. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». То есть можно перечислить деньги на расчетный счет. В случае если в организации работа с наличными сведена к минимуму или вовсе отсутствует — это единственно возможный вариант.

Для перевода сотруднику понадобятся реквизиты счета компании, в которых должны быть указаны:

• полное наименование организации; 
• ИНН/КПП; 
• номер расчетного счета; 
• наименование банка; 
• корреспондентский счет; 
• БИК. 

В назначении платежа необходимо указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Организация осуществляет расходы по корпоративной карте, не имеющей отдельного счета и привязанной к расчетному счету. Держатель карты — управляющий организацией ИП, он не сотрудник, его имя указано на корпоративной карте. Каким документом оформить расходы по карте в  бухгалтерии и какими проводками?

В соответствии со ст. 42 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ функцию единоличного исполнительного органа разрешается передать управляющему, которым может быть индивидуальный предприниматель.

То есть объем полномочий такого ИП равен объему полномочий директора общества, когда им выступает физическое лицо. С ИП-управляющим отсутствуют трудовые отношения. Договор передачи полномочий единоличного исполнительного органа ООО к управляющему-ИП по существу является договором возмездного оказания услуг. Цена договора возмездного оказания услуг включает компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П, банки вправе выпускать для юридических лиц банковские карты, которые позволяют осуществлять операции по счету организации и держателями которых могут быть физические лица, уполномоченные организацией.

В рассматриваемой ситуации корпоративная карта оформлена на ИП-управляющего как на лицо, уполномоченное организацией, и привязана к расчетному счету организации. То есть денежные средства, которые тратятся с корпоративной карты, — это деньги не ИП, а компании, и они должны расходоваться для нужд самой организации, а не ИП-управляющего. Такой вывод следует из п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П.

Расходование средств с корпоративной банковской карты работниками не оговаривается специально в нормативных документах (включая план счетов), но по экономическому смыслу — это подотчетные суммы, потому что денежные средства принадлежат организации. Поэтому логично использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и расходование средств фиксировать в авансовом отчете сотрудника. Организации рекомендуется разработать специальное положение по учету, в котором зафиксировать все применяемые аспекты использования карт.

Операции отражаются в учете такими бухгалтерскими записями:

Дебет 71 Кредит 51 — на дату списания денежных средств с корпоративной карты отражен подотчет работника на основании выписки по счету;

Дебет 10, 26, 44, 60, 76 Кредит 71 — отражено расходование средств на основании авансового отчета сотрудника с приложением кассовых чеков и слипов карты, товарных чеков и др. Возможно, что операции расчета картой произойдут в один день, а списание средств с расчетного счета организации — в другой. В таком случае возможно применение счетов 57 или 76. Тогда записи будут такими:

Дебет 71 Кредит 57 (76) — на дату расчета;

Дебет 57 (76) Кредит 51 — выписка банка.

Применение счета 76 оправдано тем, что счет 57 активный и на нем не может быть отрицательного сальдо.

ИП-управляющий вправе рассчитываться корпоративной картой только в интересах организации, и это должно быть отражено в соглашении с ним. Поскольку ИП не является сотрудником организации, взаиморасчеты с ним отражаются на счете 76. В случае траты денег с корпоративной карты он также должен составить отчет по форме, утвержденной в организации, содержащий все необходимые реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские записи будут аналогичными подотчету, при этом вместо счета 71 используется счет 76.

Форму отчета ИП-управляющего нужно утвердить в качестве применяемого первичного документа (п. 4, 8 ПБУ 1/2008).