Какие затраты на персонал опасно учитывать в налоговых расходах

24.11.2021 14:36

Проезд к месту отдыха за границей

Работодатель вправе оплатить работнику проезд к месту отпуска. Речь о билетах не только самого сотрудника, но и членов его семьи. Но в расходах по налогу на прибыль можно учесть только дорогу по территории России. То есть если сотрудник решил отдохнуть за границей, работодатель вправе оплатить дорогу только до российской границы (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Полная оплата проезда, включая дорогу по территории других стран, может быть предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА). Но налоговики и судьи считают, что работодатель не вправе оплачивать такие расходы даже со ссылкой на корпоративные документы. Маскировка оплаты проезда под формулировку «иные расходы на оплату труда» не поможет. Не принимается и довод о том, что перечень расходов на оплату труда является открытым. Судьи подчеркнули, что в п. 7 ст. 255 НК РФ прямо названы условия оплаты проезда и они не могут меняться или дополняться налогоплательщиком (постановление Арбитражного суда ДВО от 07.03.2019 № Ф03-730/2019).

Стоимость ПЦР-теста соискателей

Проведение ПЦР-тестов входит в комплекс мер по обеспечению нормальных условий труда. Тестирование на коронавирус и другие инфекции проводится по требованию двух документов:

  • ТК РФ (ст. 212),
  • Федеральный закон от 30.09.1999 № 52-ФЗ (п. 2 ст. 25).

Если проводится тестирование уже имеющегося персонала, работодатели спокойно признают стоимость ПЦР в расходах на оплату труда. Списание расходов проводится на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 23.06.2020 № 03-03-06/1/54256.

Другое дело — кандидаты на работу и исполнители по ГПХ-договорам. Чиновники против их тестирования за счет предприятия. Точнее, тестирование оплатить можно, но включить его стоимость в расходы — нельзя.

Если с кандидатом еще не заключен трудовой договор, тестирование не признается экономически оправданным расходом (письмо Минфина РФ от 22.04.2021 №03-03-06/1/30494). А если речь идет о подрядчике, то оплатить его ПЦР-тест нельзя даже после заключения договора (письмо Минфина РФ от 01.12.2020 № 03-03-06/1/104786).

Премии

Предприятия уже давно признают в расходах производственные премии, и кажется, что никаких проблем здесь быть не должно. Отнюдь — налоговики могут сопоставить размер премии с окладом сотрудника, а также соотнести эту сумму с финансовым положением организации. Если выплату признают необоснованно завышенной, из расходов по налогу на прибыль ее уберут.

Что касается нетрудовых премий (к празднику, юбилею и т. д.), позиция чиновников неизменна: эти выплаты не уменьшают налог на прибыль (письмо Минфина РФ от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).

Выплаты пенсионерам

При увольнении на пенсию работодатель вправе сделать единовременную выплату работнику. Однако инспекторы отказываются признавать ее в расходах по налогу на прибыль.

С точки зрения работодателей, выплата имеет логичное экономическое обоснование. Если сотрудник знает, что при выходе на пенсию его ждет крупная сумма, он лучше трудится и держится в компании до самой пенсии. Это несет экономическую выгоду компании, не говоря уже о стабильности коллектива.

У инспекторов свое мнение. Они ссылаются на пп. 25 ст. 270 НК РФ, которая исключает из «прибыльных» расходов выплаты при увольнении ветеранов труда. Инспекторы распространяют данный запрет не только на ветеранов, но и на всех пенсионеров без исключения. Судебная практика по данному вопросу складывается не в пользу налогоплательщиков (Определение ВС РФ от 18.04.2016 № 302-КГ16-2440).

Необязательные надбавки

Некоторые расходы прямо не запрещаются налоговиками, но требуют тщательного документального оформления, иначе возможны споры.

ТК РФ содержит перечень обязательных доплат — например, за сверхурочную работу, труд в ночное время, выходные или праздники. С такими надбавками у организации не возникнет проблем, даже если они не отражены в ЛНА.

Работодателям разрешено вводить и собственные доплаты, например к больничному до среднего заработка, но только с обязательной фиксацией в коллективном договоре или ЛНА. Чтобы не возникло проблем с учетом расходов по налогу на прибыль, проверьте внутренние документы и включите в них соответствующие пункты.

Расходы на питание

В организации питания сотрудников учитывайте два момента:

  1. Расходы можно признавать, если обеспечение работников питанием предусмотрено трудовым или коллективным договором. Обратите внимание, что налоговики признают именно эти два документа. Не получится сослаться на другой ЛНА, например положение об оплате труда. 
  2. В компании должен быть организован персонифицированный учет с отражением сумм затрат на питание каждого сотрудника.

В ряде случаев обеспечение питанием — это не право, а обязанность работодателя. Например, молоко за работу во вредных и опасных условиях труда.

Здесь важно учитывать нормы, установленные законодательством (ст. 222 НК РФ). Лучше вовсе не превышать эти нормы либо не включать в расходы сумму превышения, поскольку налоговики ее гарантированно снимут.

Затраты на аутстаффинг

Если компания привлекает персонал из других организаций, это называется аутстаффингом. Глава 53.1 ТК РФ разрешает привлекать персонал в порядке аутстаффинга в определенных случаях и из определенных организаций, например из частных агентств.

Персонал работает под управлением привлекающей компании, подчиняется ее внутреннему распорядку и т. д. Этим аутстаффинг отличается от аутсорсинга.

Налоговики могут отказать в признании расходов на аутстаффинг со ссылкой на то, что в компании уже есть требуемые специалисты.

Чтобы обезопасить себя, оформите приказ о привлечении стороннего персонала с обоснованием причины, например:

  • имеющийся персонал не справляется с объемом работы;
  • аутстаффинговый персонал обладает более высокой квалификацией;
  • договор заключается на период отсутствия кого-то из штатных работников, например по причине отпуска или болезни.

Главная задача — подтвердить необходимость привлечения временного дополнительного персонала и реальность его работы.