Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи
Потребность в том, чтобы зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.
Для чего нужно делать опись передаваемых документов
Опись документов необходима для фиксации факта передачи их адресату. Таковым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, справку и т.п.), а комплект или набор документации.
Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако, не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если для этого используется обычная электронная почта.
Нормы составления описи документов
Единых законодательных требований к составлению описи документов нет. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные бланки (к примеру, при отправке заказных писем), так формы, разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
В любом случае опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости можно указать и другую информацию. А именно: сведения о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
Опись документов для передачи в налоговую
При общении с налоговиками опись необходима в том случае, если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформить как отдельный документ, так и включить в состав сопроводительного письма (п. 6 приложения № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@;
Внимание! При отправке документации в ИФНС в электронном виде оформлять опись не нужно, так как состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующей программой.
Что касается содержания описи, то прежде всего в ней необходимо отразить данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров). Помимо этого целесообразно указать сведения, касающиеся оснований передачи бумаг, а также информацию об отправителе и адресате. В итоге опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым направляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи передаваемые документы, а не просто привести их перечень.
Такое оформление описи поможет в случае возникновения каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.
Опись документов для передачи в архив
При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры от 31.03.15 № 526.
Опись документов для передачи в архив формируется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть сделена итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).
Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица».
Опись документов для передачи другой организации
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодательно не установлено. Поэтому если конкретный бланк описи не согласован сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составить ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должны быть понятны следующие сведения: что именно, в каком количестве, когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации желательно дополнить прописать основание передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также сведения о передающей и получающей сторонах. Для заверения описи надо указать ФИО и должность составителя, проставить его подпись и дату составления.
Опись документов для отправки Почтой России
Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит пункт 6.1.1.1 этого порядка, при пересылке документов в описи по форме 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.
Важно. Опись по форме 107 заполняется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.
Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.
Справка. На официальном сайте Почты России можно заполнить и распечатать уже готовый бланк описи по ф. 107.
Образец передаточной описи в 2022 году
ООО «Лабиринт-2019»
21 июня 2022 года №020-17/ДКПН
На №________от________
Директору
ООО «Новость»
Балабанову О.И.
Уважаемый Олег Игоревич, в соответствии с п. 2.1.4 Договора купли-продажи недвижимости б/н от 08.06.2022 настоящим направляем в Ваш адрес следующие документы:
- Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.
- Выписка из домовой книги от 07.06.2022 — на 1 л.
- Копия ФЛС от 07.06.22 — на 1 л.
- Копия решения Арбитражного Суда Поволжского округа от 01.02.2013 по делу № Ф04-258/2010 с отметкой о вступлении в законную силу — на 8 л.
Всего документов на 13 листах.
Юрисконсульт Назаров П. И. Назаров
Резюмируем. Составление описи передаваемых документов не потребует больших затрат времени — ведь в большинстве случаев опись может составляться в произвольной форме. Но даже такая опись способна защитить организацию или предпринимателя от возможных претензий со стороны госорганов или контрагентов.
- сохраните, чтобы не забыть