Излишне удержанный НДФЛ: как вернуть, оформить и отразить в 6‑НДФЛ

В результате переплаты по НДФЛ сотрудник недополучает доход, а работодатель вынужден делать перерасчет налога. В пошаговой инструкции разберем, как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ, отразить эту операцию в бухучете и заполнить расчет 6-НДФЛ.

Сообщить сотруднику о переплате по НДФЛ

Работодатель должен пересчитать НДФЛ и оповестить сотрудника о том, что с его доходов был излишне удержан налог. Сделать это нужно в течение десяти дней с момента, когда была обнаружена переплата (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Передать уведомление сотруднику можно одним из способов:

• вручить лично или отправить в бумажном виде;
• направить по электронной почте.

Составить уведомление можно в свободной форме, поскольку утвержденного бланка для него нет. В документе следует указать период, в котором был излишне удержан налог, а также размер НДФЛ к возврату.

Получить от сотрудника заявление о возврате НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ, необходимость вернуть излишне удержанный НДФЛ появляется у налогового агента на основании письменного заявления сотрудника.

Для заявления о возврате НДФЛ также нет утвержденной формы. Однако сотруднику необходимо указать в нем реквизиты банковского счета, на который должны перечислить нужную сумму (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Вернуть налог наличными нельзя.

Сотрудник и работодатель могут распорядиться суммой денег, которые формируют положительное сальдо на ЕНС работника. Для этого нужно вернуть сотруднику излишне уплаченную сумму на открытый счет в банке (п. 1 ст. 79 НК РФ). Сделать это можно как во время действия трудового или гражданско-правового договора, так и после увольнения или прекращения договора ГПХ (письмо Минфина РФ от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).

Сотрудник может вернуть излишне уплаченный налог самостоятельно. Для этого нужно обратиться с заявлением в налоговую инспекцию и сдать форму 3-НДФЛ по итогам налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Вернуть переплату по НДФЛ

Работодатель обязан вернуть излишне уплаченный налог в течение трех месяцев со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). В противном случае на эту сумму начисляются проценты за каждый день просрочки. Проценты высчитываются по ключевой ставке Центробанка, которая действовала в эти дни (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Вернуть НДФЛ можно одним из способов:

• за счет предстоящих платежей по НДФЛ (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
• за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Разберемся, в каком случае придется обращаться в ИФНС.

Возврат за счет предстоящих платежей

Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это значит, что вместо перечисления НДФЛ в бюджет работодатель перечислит сумму излишне удержанного налога физлицу. В эту сумму может входить как НДФЛ за сотрудника, которому нужно вернуть налог, так и НДФЛ за других физлиц (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Не важно, по какой ставке облагается доход сотрудника, — налоговую переплату по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, который удержали по другой ставке.

Уведомлять налоговую о возврате переплаты сотруднику не нужно (письмо Минфина РФ от 18.10.2013 № 03-04-06/43608), но документы по возврату следует сохранить.

НДФЛ, который излишне удержали с дивидендов, нельзя зачесть в счет текущих или предстоящих платежей по налогу. Это связано с тем, что налог с дивидендов организация уплачивает отдельно с каждой суммы. Поэтому сумму переплаты по налогу необходимо вернуть на банковский счет учредителя.

Возврат за счет средств из бюджета

Если предстоящих платежей по НДФЛ не хватает, чтобы за три месяца вернуть переплату сотруднику, следует обратиться в налоговый орган. Направить в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы необходимо в течение десяти рабочих дней со дня получения от сотрудника заявления на возврат (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Чтобы вернуть средства с ЕНС, в налоговую необходимо подать (ст. 79 НК РФ):

• заявление о распоряжении путем возврата суммой денежных средств, которые формируют положительное сальдо ЕНС налогоплательщика, плательщика сбора, плательщика страховых взносов и (или) налогового агента (Приказ ФНС РФ от 30.11.2022 № ЕД-7-8/1133@);
• выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
• документы, которые подтверждают переплату налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т. д.

Работодатель также может не дожидаться возврата из налоговой и вернуть сотруднику деньги за свой счет (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Оформить проводки в бухгалтерском учете

Оформить перечисление излишне удержанного налога нужно следующим образом:

Дт	Кт	Описание
70	68.НДФЛ	Сторнирован излишне удержанный НДФЛ
70	51	Перечислен сотруднику излишне удержанный НДФЛ

При возврате переплаты из ИФНС полученная сумма в состав доходов при расчете налога на прибыль не включается.

Важно помнить, что ошибки в бухучете, в том числе переплату по НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.

Отразить переплату в 6-НДФЛ

Способы отразить излишне удержанный НДФЛ отличаются в зависимости от того, когда работодатель обнаружил ошибку. Если это произошло в текущем квартале, необходимо сдать форму 6-НДФЛ с указанной суммой переплаченного налога. Если же ошибку нашли после сдачи отчета, придется сдать корректировку 6-НДФЛ.

Исправление ошибки в текущем квартале

В этом случае заполнить 6-НДФЛ следует так:

• строка 020 — обобщенная по всем физлицам сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода
• строки 022–024 — суммы исчисленного и удержанного налога, который подлежит перечислению;
• строка 030 — общая сумма излишне удержанного НДФЛ, которую налоговый агент вернул за три месяца по заявлениям физлиц в соответствии со ст. 231 НК РФ
• строка 032 — сумма налога, которую налоговый агент вернул в день, который указан в поле 031;
• строки 110–115 — сумма доходов, которые начислили физлицу;
• строка 120 — количество физлиц, которые получили доход;
• строки 140–142 — суммы исчисленного НДФЛ;
• строка 160 — удержанная сумма НДФЛ;
• строка 180 — общая сумма излишне удержанного НДФЛ;
• строка 190 — общая сумма НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода, которую вернул налоговый агент.

Исправление ошибки после сдачи отчета

Сдать корректировку по 6-НДФЛ необходимо за все периоды, по которым работодатель отчитался до обнаружения ошибки. Например, если ошибку нашли в сентябре 2023 года, нужно будет сдавать две корректировки по 6-НДФЛ: за первый квартал и за полугодие 2023 года (письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).

Корректировку необходимо заполнить так:

• строки 020–024 — суммы НДФЛ, которые удержали за отчетный период;
• строки 110–115 — сумма доходов, которые начислили физлицу;
• строки 140–142 — суммы исчисленного НДФЛ;
• строка 160 — удержанная сумма НДФЛ;
• строка 180 — излишне удержанная сумма НДФЛ.

Корректировка отчета заполняется аналогично первичной 6-НДФЛ.

В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, следует уточнить данные:

• строки 030 и 032 — сумма НДФЛ, которую вернули;
• строка 180 — излишне удержанная сумма НДФЛ;
• строка 190 — сумма НДФЛ, которую налоговый агент вернул с начала года.